Para aprender como fazer um plano de ação, é preciso se concentrar em cinco pilares fundamentais: a iniciação do projeto (traçando os principais objetivos e metas), o planejamento (estabelecendo as ações), a execução (tomando as medidas), o monitoramento (avaliando os resultados) e o encerramento (documentando o que foi feito).
Como fazer um plano de ação simplesmente perfeito para a sua empresa?
Essa é uma dúvida importante, cuja resposta pode colocar o seu negócio em uma rota de crescimento.
O plano de ação é um recurso de gestão essencial para a conquista dos objetivos organizacionais.
E sabe o que isso quer dizer?
Que se você quer melhorar o desempenho da empresa em alguma área, precisa do plano de ação.
Não estou exagerando.
Esse tipo de planejamento é primordial para o desenvolvimento de estratégias que permitirão atingir os objetivos traçados.
Tudo por meio da definição de atividades, prazos, responsabilidades e metas.
Se você nunca fez um plano de ação, não há motivo para grande preocupação.
Seguindo todas as etapas da elaboração, dá para fazer um planejamento eficiente.
Até porque várias ferramentas de processos e resolução de problemas ajudam nessa tarefa.
Mas, afinal, como é esse processo?
Eu vou me dedicar, ao longo deste artigo, a responder a essa dúvida.
Antes de começar a leitura, confira os tópicos centrais que você vai desbravar aqui:
- O que é plano de ação
- Importância
- Passo a passo de como fazer um plano de ação
- Ferramentas
- Exemplo de plano de ação para você se inspirar.
Ficou curioso?
Então, acompanhe comigo.
O que é plano de ação?
Plano de ação é uma ferramenta que traça uma metodologia para a conquista de objetivos.
Geralmente, é aplicado para a gestão estratégica de empresas.
Trata-se de um planejamento que define ações necessárias para atingir objetivos, cronograma e prazos, responsáveis por cada tarefa, recursos financeiros e humanos necessários e acompanhamento de resultados.
Em outras palavras, o plano de ação mapeia o caminho que deve ser percorrido para que a empresa chegue ao local desejado.
Plano de ação empresarial
Em uma empresa, o plano de ação é uma ferramenta obrigatório para a conquista de objetivos organizacionais.
Afinal, ele direciona todas as ações da equipe à luz de metas bem definidas.
Essa ferramenta pode ser usada para diversas funcionalidades. Por exemplo:
- Gestão de projetos
- Gestão de riscos
- Gestão de orçamento
- Execução do plano de negócios
- Planejamento estratégico
- Desenvolvimento e crescimento empresarial.
Plano de ação pessoal
O plano de ação não precisa ser desenvolvido apenas por empresas.
Ele é uma ferramenta útil também para o âmbito pessoal.
Ajuda, portanto, indivíduos a alcançarem objetivos de todos os tipos.
Seja para conquistar uma vaga de emprego, fazer uma transição de carreira ou mesmo empreender.
Para traçar um planejamento para a compra da casa própria ou de um carro, por exemplo.
Ou ainda para melhorar relacionamentos com familiares, amigos e colegas.
Basicamente, quando há um objetivo a ser alcançado, o plano de ação é útil.
A importância de fazer um plano de ação
O principal benefício do plano de ação é a sua eficácia para o alcance de objetivos organizacionais.
Então, é uma ferramenta crucial para toda empresa que busca o crescimento.
Afinal, é o plano que permite estabelecer a estratégia, controlar as atividades e responsabilidades de cada integrante da equipe e projetar os recursos necessários.
Na prática, você quer chegar ao ponto X.
O plano de ação traça o caminho mais eficiente até esse ponto, o que significa economia de tempo e dinheiro.
Em um artigo para a revista Entrepreneur, Ray Silverstein, presidente da President’s Resource Organization, afirma que o único jeito de transformar um objetivo abstrato em uma realidade alcançável é por meio da criação do plano de ação.
“Alcançar seus objetivos, até mesmo grandes objetivos, não demanda brilhanteza ou talento, contudo, demanda determinação e tenacidade, e mais importante, um plano de ação realista”, pontua o autor.
Como fazer um plano de ação passo a passo
Chegou a hora de botar a mão na massa.
Para ajudar, elenquei abaixo cinco etapas essenciais referentes a como fazer um plano de ação eficiente. Vamos lá?
1. Iniciação
O primeiro passo é definir os objetivos que você deseja alcançar.
Eles estabelecem aonde você quer chegar.
Esse é o ponto de partida para a elaboração de todo o plano de ação.
Afinal, o planejamento precisa levar a sua empresa ao ponto desejado.
E só dá para traçar um caminho eficiente se você conhece o destino final, não é mesmo?
Para isso, você precisa definir, de forma clara, quais são os objetivos organizacionais.
2. Planejamento
Definidos os objetivos, é hora de começar o planejamento.
Ele consiste em estabelecer as ações e recursos necessários para chegar ao estado desejado.
É nessa fase que você vai desenvolver o pensamento estratégico e a tomada de decisão.
Ao elencar as ações, crie metas, que são estágios para o alcance dos objetivos.
Elas devem apresentar diferentes prazos: curto, médio e longo.
Dessa forma, cada ação elencada no plano contribui para o alcance de uma meta.
As metas precisam ser realistas e mensuráveis, para que seja possível analisar o desempenho da empresa.
Defina também o início e prazo final para cada atividade traçada no plano, montando um cronograma de todas as tarefas a serem desenvolvidas.
Inclua um escopo de cada atividade, delegue responsabilidades e liste quais recursos financeiros e humanos serão necessários para colocar o plano em prática.
3. Execução
Depois de planejar, é o momento de executar o plano de ação.
Siga o cronograma traçado.
Deixe o plano visível para todos os colaboradores.
Uma vez delegadas as tarefas, cada responsável precisa ter clareza sobre seu papel no processo.
Afinal, o plano de ação é uma engrenagem que só funciona com a interligação de todas as peças.
Perceba como a execução só pode ser bem-sucedida se todos os aspectos tiverem sido definidos corretamente no planejamento.
Quanto mais detalhado for o planejamento, mais fácil é seguir todas as atividades propostas.
4. Monitoramento
As ações estão sendo executadas?
Então, não se esqueça de monitorá-las constantemente.
Essa é uma forma de acompanhar a evolução do plano de ação, acompanhar erros, imprevistos e, de maneira geral, validar o planejamento.
O monitoramento evita que algum problema na execução passe despercebido.
E quanto mais rápido ele for identificado, mais chances de criar uma solução sem que a empresa sofra as consequências e o plano seja comprometido.
Nessa fase, minha recomendação é que você utilize indicadores-chave de performance, os KPIs, para avaliar os progressos da empresa.
A análise de números embasa a tomada de decisão e comprova a eficiência ou ineficiência do plano de ação.
5. Encerramento
Depois que todas as ações previstas no plano foram executadas e monitoradas, é hora de avaliar o resultado, tendo em mente os objetivos traçados inicialmente.
Todas as informações de análise do plano de ação devem ser documentadas, incluindo os aprendizados obtidos ao longo do processo.
Esses dados servem como base para a elaboração de outros planos de ação no futuro.
Ferramentas para criação de plano de ação
Usar ferramentas de processos e gestão é fundamental para potencializar o plano de ação.
Por isso, na sequência, listei cinco delas para você conhecer.
1. SMART
SMART é uma ferramenta para a definição de metas eficientes.
É a sigla em inglês para as palavras specific, measurable, attainable, relevant e term.
Cada uma dessas palavras é um critério que a meta deve preencher.
Portanto, ela devem ser:
Específica
A meta não pode ser genérica.
Precisa, pelo contrário, ser bem definida e clara.
Mensurável
Ela também deve ser representada por um número, por meio do qual a equipe possa medir a eficiência em alcançar a meta.
Alcançável
A meta deve ser alcançável, ou seja, possível de ser conquistada.
Relevante
Se a meta não contribui para o alcance dos objetivos organizacionais, não é boa o suficiente.
Temporal
A meta deve ter um prazo estabelecido.
2. PDCA
O ciclo PDCA é uma ferramenta que cria blocos de trabalho estratégicos.
Ele consiste nas seguintes etapas:
Planejar (plan)
A primeira etapa consiste na definição de objetivos e no planejamento dos métodos e ações necessários para alcançá-los.
Fazer (do)
Depois, é o momento de engajar e preparar colaboradores para iniciar os processos.
Checar (check)
A fase de teste demanda a supervisão dos resultados obtidos a partir da atuação dos colaboradores.
Agir (act)
Por fim, é necessário usar os dados obtidos anteriormente para analisar a necessidade de mudanças para otimizar os processos.
3. Método Ver e Agir
Esta ferramenta é focada na resolução de problemas.
Portanto, pode ser usada caso o plano de ação apresente falhas ao ser colocado em prática.
O método possui cinco etapas:
Definir
É o momento de elencar os problemas da empresa e suas possíveis resoluções a partir da troca de ideias entre a equipe.
Priorizar
Com problemas definidos anteriormente, é necessário ordená-los por prioridade.
Descrever
Depois, com o problema a ser resolvido em mente, a equipe estrutura ações para resolvê-lo.
Executar
A fase de execução, como o próprio nome diz, é quando a equipe coloca as ações em prática.
Monitorar e recolher dados
É o acompanhamento, por meio de números, da eficiência das ações implementadas.
4. 5W2H
Essa ferramenta é um checklist útil para estruturar processos sem pular nenhuma etapa importante.
5W2H é a denominação para os seguintes itens:
- What: o que fazer
- Why: por que fazer
- Where: onde fazer
- When: quando fazer
- Who: por quem será feito
- How: como será feito
- How much: quanto vai custar.
5. Diagrama de Ishikawa
Este diagrama permite fazer o controle de qualidade dos processos e identificar a raiz dos problemas da empresa.
Por isso, também é uma ferramenta para a resolução de problemas.
Para montar o diagrama de Ishikawa, que tem formato de uma espinha de peixe, é preciso definir o problema, analisar as possíveis causas, destacar a causa principal e planejar ações.
Exemplo de plano de ação pronto
Agora que você conhece as ferramentas mais utilizadas, que tal conferir um exemplo?
Eu criei uma representação simples, usando a ferramenta 5W2H, para você entender como é na prática.
Claro que o seu plano provavelmente vai incluir mais ações e ter complexidade maior.
Mas a ideia aqui é ver como é simples a sua criação.
Vamos supor que o seu objetivo seja iniciar a postagens de artigos no blog da empresa.
Dá para elaborar pelo menos duas ações para conquistar esse objetivo, estruturando-as a partir do 5W2H.
Como, por exemplo, estas que eu vou listar a seguir:
Atualizar o blog
O que fazer: atualizar o blog com pelo menos dez artigos de início
Por que fazer: porque artigos em blogs são importantes para atrair leads de venda
Onde fazer: no setor de marketing digital
Quando fazer: prazo de um mês
Por quem será feito: colaboradores X e Y
Como será feito: escrita de artigos com técnicas de SEO
Quanto vai custar: nenhum custo referente a ferramentas ou contratação de materiais ou mão-de-obra de fora da empresa.
Definir o público-alvo
O que fazer: mapear características do público-alvo por meio de uma pesquisa
Por que fazer: porque essa definição é importante para adaptar a linguagem do texto e identificar assuntos de interesse da audiência
Onde fazer: no setor de marketing digital
Quando fazer: prazo de duas semanas
Por quem será feito: colaborador X
Como será feito: pesquisa do público-alvo
Quanto vai custar: nenhum custo referente a ferramentas ou contratação de materiais ou mão-de-obra de fora da empresa.
5 Dicas para fazer um bom plano de ação
Envolva os colaboradores
Que tal aproveitar o plano de ação como uma oportunidade para desenvolver uma liderança descentralizada?
Envolver os colaboradores, fomentando a troca de ideias e sugestões, é uma estratégia útil para criar insights valiosos ao planejamento.
Vamos supor que você esteja criando um plano de ação para aumentar a produtividade nos processos.
Quem são as pessoas que entendem a fundo os problemas nas rotinas produtivas?
Sim, são os colaboradores que trabalham diretamente com elas.
Então, por que não envolvê-los na criação do plano de ação?
Aproveite o capital humano da empresa, incentivando que o planejamento estratégico seja uma conduta intrínseca à cultura organizacional.
Defina prioridades
Sejamos realistas: não dá para executar todas as ações planejadas ao mesmo tempo.
É preciso começar de algum lugar, certo?
Por isso, o ideal é priorizar as etapas e desenvolver ciclos de ações.
Defina quais atividades serão desenvolvidas primeiro.
Opte por aquelas que são urgentes ou essenciais para iniciar os processos estipulados no plano.
Crie uma representação visual do plano de ação
Visualizar todas as etapas, prazos e responsáveis é essencial para que o plano de ação seja executado com eficiência.
Por isso, crie uma representação visual do plano.
Não importa se você opta por uma planilha no Excel, uma ferramenta de gestão de projetos ou um dashboard à vista de toda a equipe.
O que importa é que todas as informações do plano estejam dispostas com fácil visualização para que todos os colaboradores o acompanhem.
Preveja riscos e planos de contingência
Você pode ser um excelente gestor.
Mas a verdade é que nenhum plano está imune a imprevistos e erros.
Portanto, na hora de elaborá-lo, preveja situações de risco.
Inclusive fatores externos, como crise econômica ou mudanças no mercado, por exemplo.
E, para não ser pego de surpresa, já delineie ações para resolver esses possíveis problemas.
Dessa forma, caso eles aconteçam, você pode agir rapidamente sem que os danos sejam irreversíveis.
Faça as correções necessárias, mas mantenha o foco no plano de ação
Claro que imprevistos acontecem, e você precisa adaptar o plano com agilidade.
Mas isso não significa abandonar o plano de ação e jogá-lo na lata de lixo.
É importante manter o planejamento, mas torná-lo maleável ao mesmo tempo.
Em um artigo para a revista The Balance, Leslie Truex afirma que o teste para o sucesso consiste em trabalhar no plano.
“A resposta é ficar entusiasmado a respeito dos objetivos, construir maneiras de celebrar os pequenos sucessos e sempre manter os olhos no prêmio”, destaca.
Conclusão
Criar planos de ação é uma atividade-chave na rotina do gestor.
Afinal, ele traça a melhor rota para que a empresa conquista seus objetivos.
Como eu expliquei ao longo do artigo, um plano eficiente depende da definição de metas SMART, da estruturação de ações e prazos e da delegação de responsabilidades.
Comece pelo objetivo, estabeleça ações e monitore os resultados.
Se você colocar todas as dicas que eu trouxe acima, tenho certeza de que conseguirá fazer um planejamento adequado para a sua necessidade.
E aí, você já usa essa ferramenta de gestão para crescer o seu negócio?
Conte nos comentários de que forma o plano de ação ajuda no desempenho da sua empresa.
Ficou com alguma dúvida?
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