Se você quer aprender a priorizar tarefas, a matriz GUT é uma ferramenta essencial no seu kit de gestão.
Quantas vezes você e sua equipe tiveram dúvidas sobre o que devia ser feito primeiro?
De repente, você se vê cercado de problemas urgentes e não sabe qual a ordem certa para começar a resolver.
Esse cenário é muito comum nas empresas, e a matriz GUT existe justamente para definir prioridades.
Para usá-la, você só vai precisar de uma tabela simples e uma lista de problemas.
E claro, problema é o que não falta no cotidiano da gestão.
Então, siga a leitura para aprender como resolvê-los na ordem certa e nunca mais perder um prazo.
O que é a Matriz GUT?
Matriz GUT é uma ferramenta utilizada na priorização de tarefas e estratégias, muito aplicada em empresas que precisam organizar seus projetos e fluxos de trabalho. A sigla GUT significa Gravidade, Urgência e Tendência, que são critérios para determinar o que realmente é prioridade.
A ferramenta gerencial foi desenvolvida na década de 1980 pelos especialistas em resolução de problemas Benjamin Tregoe e Charles Kepner, autores do livro O administrador racional (Atlas, 1976).
Nesse contexto, a matriz GUT faz parte de uma metodologia mais ampla, conhecida como método Kepner-Tregoe, que utiliza o processo racional para auxiliar gestores a tomar decisões nas empresas.
Basicamente, o processo parte dos fatos e evidências para resolver questões complexas, por meio de etapas de análise, identificação e decisão.
Na fase de priorização, a matriz GUT é indispensável, pois ajuda os decisores a mapear todas as tarefas necessárias e compreender seu grau de importância.
Para que serve a Matriz GUT?
Priorizar pode parecer uma missão impossível em meio a tantos problemas urgentes e questões importantes das organizações.
Por isso, a matriz GUT é essencial para julgar qual tarefa deve ser realizada primeiro e quais podem esperar.
Nesse caso, estou falando de problemas que precisam ser resolvidos e decisões que precisam ser tomadas quase sempre “para ontem”.
Ocorre que, quando tudo é urgente, nada é urgente.
Ou seja: é preciso separar o que realmente é urgente do que é importante, para criar fluxos de trabalho eficientes e cumprir todas as tarefas dentro do prazo.
Caso contrário, você corre o risco de viver “apagando incêndios” e nunca dar conta das demandas de gestão.
Felizmente, existe a matriz GUT para trazer ordem ao caos e definir o que deve ser resolvido primeiro.
Os 3 elementos da matriz GUT
Os 3 elementos da matriz GUT, que formam sua sigla, são os critérios utilizados para classificar os problemas, questões e tarefas.
Conheça cada um deles e saiba como aplicá-los.
1. Gravidade (G)
A Gravidade representa o impacto e intensidade que o problema pode gerar caso não seja resolvido a tempo.
Nas empresas, é comum que esse critério seja medido de forma quantitativa, com base nos prejuízos financeiros e de outros recursos como horas de trabalho e materiais.
Por exemplo, se você tem um problema de defeito na produção de um determinado item, as consequências de não corrigi-lo vão desde a queda nas vendas e receita até a perda de clientes e danos à reputação da marca.
Em outro exemplo, você precisa decidir sobre o lançamento de um novo produto e, se não concluir o processo em determinado prazo, poderá ser ultrapassado pelo produto semelhante do concorrente.
Da mesma forma, há questões menos graves, como a necessidade de adquirir uma nova tecnologia ou contratar profissionais.
Apesar de serem decisões importantes, seu adiamento não vai trazer consequências sérias à empresa – apenas postergar algumas melhorias.
Logo, cabe a você avaliar qual o nível de gravidade de cada problema, tarefa e pendência, como primeiro critério da matriz GUT.
Vale lembrar que você deve mapear os impactos da não resolução em curto, médio e longo prazo, analisando com cuidado para não negligenciar os efeitos da decisão.
2. Urgência (U)
O critério da Urgência representa o fator tempo, ou seja, o prazo que você tem para solucionar um determinado problema.
Aqui está uma das maiores dificuldades dos gestores, que é definir o que realmente precisa ser feito imediatamente e o que pode esperar um pouco.
Segundo a matriz GUT, os problemas de fato urgentes têm um prazo inegociável.
Por exemplo, se você trabalha com tecnologia no mercado B2B e seu cliente precisa do software pronto e testado na data X, esse prazo contratual deve ser cumprido, custe o que custar.
Da mesma forma, uma agência que esteja envolvida em uma concorrência precisa respeitar os prazos de entrega dos projetos, ou correrá o risco de perder uma conta valiosa.
Outro exemplo é quando o governo fixa uma data para entrega de uma documentação, como no caso das obrigações fiscais, e você precisa cumprir para garantir a operação regular da empresa.
Agora, se o prazo para conclusão de um projeto interno está estourado, é possível reorganizar os processos e definir uma nova data de entrega de acordo com as possibilidades da equipe.
De modo geral, os prazos que envolvem clientes, órgãos públicos e parceiros são mais rígidos, enquanto as questões internas são mais flexíveis para gerenciar o tempo.
Você deve avaliar essa urgência e decidir quando a correria é necessária e quando é possível redefinir os prazos.
3. Tendência (T)
A Tendência da matriz GUT representa o potencial de crescimento de um problema, ou seja, o padrão de evolução que pode piorar a situação.
A pergunta a ser feita é: esse problema/questão tende a crescer rapidamente ou permanecer estável por um tempo?
A intenção é mensurar o desenvolvimento da questão na ausência de uma ação imediata para solucioná-la.
Logo, você tem que analisar as probabilidades de agravamento e o tempo que esse processo vai levar.
Esse critério é útil para aqueles problemas que não parecem tão urgentes, mas podem se tornar inadiáveis em um piscar de olhos.
Por exemplo, você tem um equipamento com defeito em uma certa etapa da produção, ou mesmo um software com um bug em uma tarefa específica.
Teoricamente, isso não precisa ser resolvido de forma imediata, pois a equipe ainda está conseguindo manter o workflow.
Mas, de repente, você avalia o problema mais a fundo e descobre que aquele defeito pode piorar bruscamente e afetar outras partes do sistema ou está gerando alguma falha no processo que vai aparecer só nas etapas finais, comprometendo todo o trabalho.
Por isso é tão importante analisar a tendência, que complementa os critérios de gravidade e urgência ao prever como a questão se desenvolve.
Afinal, o cenário pode mudar drasticamente de um dia para o outro, dependendo do tipo de problema – e é assim que as urgências se acumulam nas organizações.
Como fazer e usar a Matriz GUT
Agora, sim, você já conhece o suficiente da matriz GUT para aplicar no seu negócio.
Veja como utilizar a ferramenta passo a passo.
1. Listagem dos problemas
Para começar a usar o modelo, você precisa listar todos os problemas que está enfrentando e questões a serem resolvidas no momento.
Trazendo para a nossa realidade de mercado, vamos usar estes exemplos:
- Dificuldade em mensurar o ROI das ações de marketing
- Gaps de competências na equipe de marketing e vendas
- Gargalos no funil de vendas
- Problemas na qualidade dos dados de clientes
- Verba insuficiente para cumprir objetivos de marketing
- Índice de NPS insatisfatório
- Falta de adesão da equipe à ferramenta de gestão.
Estes são apenas alguns problemas comuns da área, mas você terá que elencar os seus próprios, de preferência com a participação da equipe.
2. Definição da Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)
Com a lista de problemas em mãos, chega o momento de atribuir pontuações a cada problema, de acordo com os critérios da matriz GUT.
Para isso, você deve considerar as seguintes escalas de 1 a 5:
- Gravidade (G)
- 1 = nada grave
- 2 = pouco grave
- 3 = grave
- 4 = muito grave
- 5 = extremamente grave
- Urgência (U)
- 1 = pode esperar
- 2 = pouco urgente
- 3 = urgente, merece atenção rápida
- 4 = muito urgente, deve ser a prioridade zero
- 5 = urgentíssimo e inadiável, necessidade de ação imediata
- Tendência (T)
- 1 = manterá a estabilidade
- 2 = vai piorar em longo prazo
- 3 = vai piorar em médio prazo
- 4 = vai piorar em curto prazo
- 5 = vai piorar imediatamente.
Então, usando os exemplos da etapa anterior, teremos classificações assim:
- Gaps de competências na equipe de marketing e vendas: gravidade 2, urgência 2, tendência 2
- Verba insuficiente para cumprir objetivos de marketing: gravidade 4, urgência 3, tendência 3
- Índice de NPS insatisfatório: gravidade 3, urgência 4, tendência 4.
Lembrando que os critérios são muito particulares e dependem da sua área de atuação, momento da empresa e objetivos de negócio.
3. Cálculo G x U x T e classificação dos problemas
Para decidir quais são suas prioridades segundo a matriz GUT, é só multiplicar os resultados das variáveis ”G”, “U” e “T”.
Dessa forma, temos:
- Gaps de competências na equipe de marketing e vendas: (2 x 2 x 2 = 16)
- Verba insuficiente para cumprir objetivos de marketing: (4 x 3 x 3 = 36)
- Índice de NPS insatisfatório: (3 x 4 x 4 = 48).
Assim, você já sabe que deve cuidar primeiro do índice de NPS, que representa a satisfação dos seus clientes com a solução.
Depois, terá que renegociar a verba disponibilizada para a área de marketing, e por último pensar em estratégias de treinamento para preencher os gaps de competências da equipe.
Sem a pontuação, provavelmente você teria uma percepção de prioridade semelhante para os três problemas.
4. Elaboração de planos de ação
A matriz GUT é apenas o ponto de partida para a resolução de problemas, que ajuda você a definir a ordem em que as questões devem ser tratadas.
Depois de classificar sua lista e descobrir quais são os tópicos mais graves, urgentes e com alta probabilidade de piora, você deverá transformar esses dados em um plano de ação para solucionar cada ponto.
Esse planejamento determina quem serão os responsáveis pela resolução de cada problema, como deverão ser conduzidos e qual o prazo para conclusão.
No papel de gestor, você deverá coordenar a execução das ações e, se necessário, dividi-las em metas e tarefas menores que facilitem o trabalho da equipe.
O importante é garantir que as questões com pontuação maior sejam resolvidas primeiro, em ordem decrescente, conforme os resultados encontrados na etapa anterior.
Exemplo de Matriz GUT preenchida
Se você precisa de um exemplo de matriz GUT preenchida para compreender melhor o método, aqui está a resposta.
Para criar sua matriz GUT, você pode simplesmente usar uma tabela como essa:
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | G x U x T | Prioridade |
| Índice de NPS insatisfatório | 3 | 4 | 4 | 48 | 1º |
| Verba insuficiente para cumprir objetivos de marketing | 4 | 3 | 3 | 36 | 2º |
| Gaps de competências na equipe de marketing e vendas | 2 | 2 | 2 | 16 | 3º |
| Dificuldade em mensurar o ROI das ações de marketing | 2 | 1 | 1 | 2 | 4º |
Para torná-la mais completa, você pode dividir por áreas e tipos de problemas, dependendo da quantidade de questões que tiver que classificar.
O importante é ter uma representação visual que facilite a compreensão de todos e possa ser compartilhada com a equipe.
Assim, você consegue hierarquizar os riscos e consequências de cada tarefa de modo claro e objetivo.
Isso é útil tanto para evitar que os problemas se agravem quanto para explicar para as pessoas a razão por trás da priorização.
Nas empresas, é muito comum que os profissionais julguem as questões do escopo ou área mais importantes e urgentes, pois não têm acesso a uma visão macro da situação.
Com a matriz GUT, você tem um instrumento convincente para justificar a ordem de prioridade da gestão, em que todos conseguem entender os motivos para a escolha das tarefas.
Inclusive, você pode até mesmo criar uma matriz GUT pessoal para definir quais serão as suas prioridades na carreira e objetivos de vida.
Frequentemente, nós nos deparamos com o mesmo dilema do trabalho na vida pessoal: o que resolver primeiro, se tudo é importante?
Por isso, experimente aplicar as pontuações da matriz GUT às suas questões particulares, como a necessidade de fazer um curso, organizar as finanças pessoais ou planejar a viagem de férias.
Desse modo, você saberá qual a ordem de importância das suas tarefas diárias e nunca mais ficará perdido entre urgências e procrastinações.
Se precisar de mais uma metodologia para se organizar, recomendo o método GTD, que vai ajudar você a gerenciar melhor o tempo e cumprir suas prioridades com o máximo de produtividade.
Conclusão
Viu como a matriz GUT é útil para definir suas prioridades na vida profissional e pessoal?
É uma das ferramentas de gestão mais simples para solucionar problemas, pois oferece um método quantitativo para hierarquizar suas tarefas.
Quando se trata de decisões, nós precisamos dos números para fazer escolhas assertivas, e é isso que a matriz proporciona: um ranking pronto para você transformar em um plano de ação.
Assim, você não perde tempo com tarefas que podem esperar e consegue organizar perfeitamente o fluxo de trabalho da equipe.
E então, o que achou da solução?
Já está preparando sua tabela para usar a matriz GUT?
Comente se o texto foi útil e como você vai aplicar a ferramenta no seu negócio.
Quero saber sua opinião sobre o método e sua experiência na priorização de ações na sua empresa.
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