A Análise SWOT, do inglês “strenghts, weakness, opportunities and threats”, é uma ferramenta de gestão que prevê a análise de cenários nos quais a empresa está inserida – internos e externos, de modo a identificar oportunidades, fraquezas, forças e ameaças ao negócio.
O que acha de tomar melhores decisões e ampliar as estratégias do seu negócio?
A Análise SWOT (ou FOFA) é uma técnica para identificar forças (strengths), fraquezas (weakness), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats) em projetos.
Sabemos que algumas decisões são difíceis de tomar. Nem sempre conseguimos analisar os fatos racionalmente, principalmente quando emoções estão envolvidas.
Mas acredite: decidir baseado em “achismos” ou “feeling” pode ser um erro para sua companhia.
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Segundo a Boa Vista, Serviço Central de Proteção ao Crédito (SCPC), a porcentagem de falências decretadas chegou a 14,7% no mês de novembro de 2016. Muitas dessas empresas faliram por decisões equivocadas.
A empresa Blockbuster é um exemplo claro disso. Não conseguiu aproveitar as oportunidades da forma correta e acabou sendo engolida pelos serviços de Streaming.
Além de outras empresas fortes do mercado, como Kodak e Xerox.
Todas decretaram falência por diversos motivos, mas, principalmente, por não saberem analisar corretamente o ambiente externo e interno.
Essa ferramenta pode ser útil tanto para o marketing de conteúdo, quanto para administração geral do negócio.
Este guia vai explicar o que é a análise SWOT, como ela pode afetar nas suas decisões e o passo a passo de como formular e avaliar a planilha SWOT.
Tenho certeza que, ao final da leitura, você estará mais seguro para tomar decisões pessoais e profissionais.
Afinal, a análise SWOT é sobre tomada de decisões – sejam elas do ambiente de trabalho ou do dia a dia.
Boa leitura!
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O que é Análise SWOT?
Bom, nada melhor para compreender um assunto do que entender o seu significado literal, certo?
Análise SWOT, em inglês, significa strenghts, weakness, opportunities and threats. Apesar de SWOT ser o termo mais utilizado, alguns profissionais a traduziram e criaram o termo FOFA – forças, oportunidades, fraquezas e ameaças.
Esta ferramenta foi criada entre as décadas de 1960 e 1970, concepção creditada a Albert Humphrey, pesquisador da Universidade de Stanford.
O embasamento para formular a planilha – ou análise – SWOT foi o estudo das 500 corporações mais solidificadas do país (EUA).
A análise SWOT tem como objetivo facilitar a análise de cenário – tanto externo, quanto interno. Ela coopera para que você possa fazer um levantamento das oportunidades, fraquezas, forças e ameaças referentes à sua empresa e ao ambiente.
Empresas de grande e pequeno porte utilizam esta ferramenta para montar estratégias de gestão e planejamento.
Como a estrutura é extremamente simples, pode ser usada por microempresas e, até mesmo, em gestão de pessoa física.
É umas das técnicas mais básicas da Administração, usada desde multinacionais, como a Petrobrás, até pequenos blogs de produção caseira.
Se a empresa investe em planejamento estratégico, eu garanto que ela usa a análise SWOT.
Se a sua empresa utiliza Balanced Scorecard e não colocou em prática essa estratégia, provavelmente, você está fazendo algo muito errado!
Digo isso porque a análise consegue fornecer um diagnóstico não apenas dos seus concorrentes, ambiente externo (oportunidades e ameaças), como também de como a sua empresa está neste mercado (forças e fraquezas).
Para mim, toda empresa deve ter essa base sólida para fazer sua gestão ser mais eficiente.
Sabemos que saber lidar com a competição, hoje, é algo que pode definir se a sua empresa vai sobreviver ou não.
A análise SWOT é, como expliquei anteriormente, um levantamento de dados relevantes sobre a sua empresa e o nicho em que ela está.
Sabemos que dados sem nenhuma avaliação não é o suficiente, então, o passo seguinte é montar uma matriz chamada matriz SWOT e, só assim, cruzar as informações e formular adequadamente suas estratégias.
Você vai aprender, no decorrer deste artigo, como montar corretamente a matriz SWOT, onde montar e como trabalhar com os dados.
Conceito de Análise SWOT
Bom, explicado o significado literal da análise SWOT, agora você precisa entender o conceito por trás dessa ferramenta.
Afinal, as palavras que formam essas siglas podem ser conhecidas e “simples”, mas não se engane, elas carregam muito mais informação do que você imagina.
Bom, pra facilitar, costumamos dividir o conceito da análise SWOT em duas partes: elementos internos e externos.
Quando levantamos quais são as forças e fraquezas da empresa, estamos fazendo uma análise do ambiente interno que, naturalmente, estão sob o seu controle.
E são os itens que, de uma forma ou de outra, você pode moldar.
Agora, as oportunidades e ameaças que fazem parte do ambiente externo estão sob o controle de outras empresas, do mercado em geral ou de fatores externos (clima, política, economia). Estas, claro, você não pode alterar como preferir.
Em suma, o conceito por trás da análise SWOT é o de facilitadora na gestão e formulação de estratégias.
As empresas costumam ver essa ferramenta como um fator importante no estudo dos ambientes, elencando e avaliando dados que podem influenciar diretamente na tomada de decisões de cada setor da empresa.
Para que serve a análise SWOT?
Bom, acredito que com as informações dos tópicos anteriores você se convenceu de que essa é uma ferramenta importante na formulação de estratégias dentro da empresa.
Mas, você pode pensar: “eu posso fazer uma análise do ambiente interno e externo da minha empresa sem usar essa ferramenta”.
Sim, você pode, mas eu garanto que a probabilidade de você se perder e esquecer de coisas essenciais é alta.
Para fazermos a análise SWOT de forma adequada, precisamos elencar todas as fraquezas e forças da empresa e verificar quais delas são mais relevantes.
O mesmo fazemos com as ameaças e as oportunidades.
Os dados levantados são cruzados, isso possibilita que você visualize cada cenário como se estivesse de fora – o que colabora para a imparcialidade na avaliação do contexto.
Além de manter a formulação da sua estratégia mais organizada e concisa, cada chefe de equipe pode se concentrar nas características mais relevantes e, naturalmente, economizarão tempo nessa etapa.
Em resumo, os benefícios da análise SWOT são:
- Embasamento para tomada de decisão
- Entender e compreender o cenário externo (concorrentes e mercado)
- Conseguir montar expectativas mais realistas
- Unir a sua equipe
- Construir estratégias mais eficientes.
Agora, veja para quais objetivos você pode usar essa ferramenta:
Posição estratégica
Como sua empresa está posicionada frente aos concorrentes, fornecedores e clientes? Ela é referência ou sequer é lembrada por eles?
A análise SWOT permite uma visão ampla e aprimorada sobre onde o negócio está localizado nas relações de mercado.
Isso é importante para que você compreenda o cenário atual da empresa e saiba o que deve ser feito para que ela alcance a posição desejada.
Melhora dos serviços e produtos
Ao entender os pontos fortes e fracos da organização, além das oportunidades e ameaças externas, fica mais fácil ajustar o que precisa melhorar.
Com a elaboração da análise SWOT, você tem a clareza sobre o que o mercado está procurando.
Assim, dá para acertar os detalhes e, então, oferecer serviços e produtos realmente ajustados às demandas dos clientes.
Insights para solucionar problemas
Muitas vezes, os problemas que se arrastam por anos em uma empresa podem receber uma “nova luz” com a elaboração dessa matriz.
Isso acontece porque a SWOT permite ampliar o olhar sobre as questões internas e externas à organização.
Talvez alguma dificuldade de entrega que era vista como um problema operacional da empresa, por exemplo, possa estar relacionada a uma questão logística fora da organização.
Nesse caso, a troca do fornecedor é uma possível solução prática, barata e viável, que só pode ser entendida após a análise das relações dos mercados.
Oportunidade para novos produtos
A SWOT é interessante porque nos faz ver não apenas as ameaças e oportunidades de forma “fria”.
A matriz também permite entender como a empresa pode rentabilizar as chances que aparecem.
Como exemplo, pense em um empresário do ramo de alimentação que, ao fazer a análise, detectou que os clientes são atarefados e gostariam de mais praticidade na hora da compra.
Ele que, antes, só fazia a venda separada dos alimentos e das bebidas, agora, lançou um combo com esses itens a um preço único, facilitando os pedidos.
Essas percepções podem ser óbvias em alguns casos.
Mas a análise SWOT traz a clareza necessária para fazer enxergar até mesmo aquilo que passa despercebido no dia a dia.
Assim, ela é uma ótima ferramenta para que você aprimore e crie produtos e serviços para o seu negócio de acordo com as demandas do mercado.
Tomada de decisão estratégica
Uma das principais vantagens da matriz SWOT é a sua função estratégica.
Ela não deve servir apenas para listar quais são as forças e fraquezas, oportunidades e ameaças.
O grande segredo da análise é confrontar os dados para gerar um planejamento estratégico e, então, facilitar a tomada de decisão.
Você pode utilizar as forças identificadas, por exemplo, para minimizar o efeito das ameaças.
Ou, ainda, diminuir o impacto das fraquezas aproveitando as oportunidades encontradas.
Priorização de ações
A análise SWOT feita adequadamente permite à empresa compreender quais serão os próximos passos.
Cada matriz é única e, assim, o gestor vai entender qual a sua prioridade de ação frente às informações levantadas.
Portanto, o plano gerado pelo SWOT pode ser:
- Potencializar as forças
- Minimizar as fraquezas
- Enfrentar as ameaças
- Aproveitar as oportunidades.
De acordo com os cenários encontrados e as necessidades da empresa, será possível focar em um desses caminhos, priorizando as ações necessárias.
Análise das estratégias realizadas
Por fim, a matriz SWOT tem papel importante para analisar e acompanhar o planejamento estratégico de uma empresa.
Afinal, a ferramenta faz parte da definição de objetivos e dos caminhos que levam até ele.
Então, é possível utilizar os dados da análise para verificar quais ações têm sido realizadas e o seu resultado.
Como Fazer uma análise SWOT? Passo a passo
Você já deve estar ansioso para a parte prática. Então, vamos lá!
Bom, após levantar todos os dados necessários, é preciso selecionar os mais relevantes. A matriz deve facilitar a tomada de decisões – e não complicá-la.
Então, atente-se para elementos que realmente fazem a diferença dentro do contexto administrativo.
Vou resumir a montagem da matriz SWOT em 5 passos:
- Defina suas forças
- Elenque suas fraquezas
- Enumere as oportunidades
- Liste as ameaças
- Disponha os dados coletados nos quadrantes da matriz, conforme a figura:
1. Levantamento de Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças
Neste tópico, quero explicar quais são os itens essenciais para fazer um levantamento objetivo e eficiente.
Expliquei o que é cada elemento da tabela, mas se você ficou com dúvida se algo é interno ou externo, ou como levantar cada um dos dados este tópico é essencial para você, a minha dica principal é: olhe os fatores essenciais para o seu mercado.
A melhor forma de fazer isso é analisar os seus concorrentes. O que eles fazem que os colocam em vantagem? E o que você faz para que eles lhe considerem um concorrente?
Quero salientar itens que você deve prestar atenção, mas, lembre-se que os elementos chaves (os mais relevantes para a Análise SWOT) podem variar para cada setor.
Por exemplo: transporte é extremamente importante para a empresa que exporta grãos, mas não para um blog de música.
Elenque quais itens afetam de fato o mercado no qual sua empresa está inserido, e avalie como a sua empresa lida com cada um deles.
Forças (Strengths)
O otimismo é uma característica muito natural aos empreendedores. É preciso acreditar e confiar muito na sua ideia para tirá-la do papel e montar o seu negócio!
Ser otimista para ter o combustível necessário é ótimo, mas, em gestão empresarial e tomadas de decisões, pode prejudicar – e muito – o seu senso crítico.
E, se eu pudesse elencar as características básicas que um gestor precisa ter para fazer a análise SWOT, a primeira seria senso crítico.
Então, tome muito cuidado ao achar que a sua empresa tem apenas pontos positivos, pois sabemos que, na prática, isso não acontece.
Ao elencar suas forças, veja se aquilo não é algo que você deseja. Precisa ser – de fato – um elemento de destaque da sua empresa em relação ao mercado. Use a sua equipe como termômetro para medir isso.
É importante fazer uma listagem separada da matriz SWOT. Reúna sua equipe e tente responder as perguntas abaixo para listar as forças da sua empresa:
- O que a sua empresa faz bem?
- Qual é o nível de engajamento da sua equipe?
- Qual é o nível de engajamento dos seus clientes?
- Qual a força do seu nome no mercado?
- Quais são seus melhores recursos?
- Quais são suas atividades mais atrativas?
- Essas atividades estão sob o seu comando?
- Qual a maior vantagem que a sua empresa tem em relação à concorrência?
- Por que os seus clientes voltam a sua empresa?
Em resumo:
- Entenda sua equipe
- Conheça a opinião do seu cliente
- Avalie sua infraestrutura
- Elenque suas estratégias bem-sucedidas
- Verifique seus ativos
- Avalie cada setor conforme suas características próprias.
Fraquezas (Weakness)
Quando os gestores decidem fazer a listagem das fraquezas, a lista costuma ser bem pequena.
Ninguém quer admitir que tem falhas, mas se você for honesto e responsável, perceberá que, na prática, essa lista pode ser até maior que a primeira.
É natural que você queira salientar as características positivas e minimizar as negativas, mas, se fizer isso dentro da análise SWOT, provavelmente, terá resultados ilusórios.
Para fazer essas perguntas é fundamental um diálogo sincero com todos os chefes de departamento da sua empresa. E, se possível, com os clientes novos e os mais antigos.
E é essencial ter esse diálogo de alguma forma que não constranja nenhum dos participantes para não enviesar sua pesquisa.
- Os funcionários são capacitados para as funções que ocupam?
- Onde eu poderia melhorar?
- Existem setores desmotivados?
- Por que o seu possível cliente escolhe a concorrência?
- Por que meus clientes não se engajam?
- Quais as maiores deficiências da minha equipe?
- O treinamento fornecido tem alguma lacuna?
- Por que o cliente comprou uma vez e não retornou?
Para compreender esses, itens fique de olho nos itens abaixo:
- Escassez dos seus recursos
- Desorganização no estoque
- Recursos humanos falhos
- Falta de capacitação
- Materiais, tecnologia e equipamentos ultrapassados.
Oportunidades (Opportunities)
Obviamente, nenhuma empresa tem o poder de prever o futuro, mas é possível analisar tendências e mudanças comportamentais.
Se você estiver antenado no meio externo, com certeza estará em vantagem perante as empresas que só olham para o ambiente interno.
Empresas que acompanham os movimentos do mercado, tanto micro, quanto macro, podem visualizar as oportunidades antes dos concorrentes.
Vamos às perguntas mais comuns que você deve tentar responder:
- Minha empresa pode aproveitar um modismo que surgiu?
- O desenvolvimento de uma nova tecnologia pode ser agregado à minha cadeia de produção?
- Existem acordos econômicos e políticos favoráveis no meu setor?
- Meu produto comporta produtos adjacentes que eu posso lançar?
- O público-alvo da minha empresa está mudando de comportamento?
- Posso agregar uma falha da concorrência para me sobrepor?
Por mais que estes itens estejam fora do controle do gestor, a sua empresa pode se preparar para usá-los de forma positiva.
Ameaças (Threats)
Fazer o levantamento das ameaças pode ser um item doloroso e preocupante para a sua empresa, mas deve ser feito e, neste caso, minimizar as ameaças pode ser extremamente desastroso para a sua gestão.
Como falamos anteriormente, é preciso ficar de olho tanto no macroambiente, quanto no micro.
Muitas empresas focam no que os concorrentes fazem que podem ameaçá-las, mas se esquecem de estudar o mercado e o ambiente global da economia e do meio ambiente.
Existem alguns fatores básicos que você deve levantar para evitar o erro que citei acima.
Vamos a eles:
- Existem competidores novos no mercado?
- Alguma demissão pode me prejudicar substancialmente?
- Novas leis que regulamentam o meu setor estão em discussão?
- Existem pesquisas que podem fazer com que meus recursos fiquem antiquados?
- Os meus produtos estão sendo pirateados?
- A mão de obra no meu setor está escassa ou despreparada?
- Existem previsões de catástrofes, mudanças climáticas ou guerras?
As ameaças são sinais de preocupação para os gestores. Mesmo que estejam fora do seu alcance, fazer a listagem e ficar atento é fundamental para conseguir minimizar os efeitos que essas ameaças podem ter sobre a sua empresa.
2. Mapeando e Ranqueando o SWOT
Bom, depois de levantar todos os dados você pode ir para próxima etapa, que é mapear e ranquear os itens. O mais importante de usar a análise SWOT é saber interpretar os resultados.
Elencar os elementos por ordem de relevância é fundamental, e mapear onde cada um se localiza na tabela pode ser um trabalho um pouco complexo.
Cruzando os Fatores
A melhor forma de analisar os dados é cruzar as informações colhidas anteriormente.
Esse passo pode ser chamado de SWOT cruzada ou análise TOWS. Ao cruzar os dados você consegue fazer correlações que lhe possibilitam criar planos de ação mais eficazes.
Com as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças elencadas conforme sua relevância é preciso entender como os fatores internos podem influenciar nos externos.
Você deve estar pensando: “mas como algo que eu faça pode atingir elementos externos?”.
O fato de a sua empresa saber quais são os elementos externos pode possibilitar que o gestor crie estratégias para minimizar os efeitos das ameaças e maximizar o potencial das oportunidades.
E como fazer isso?
Utilizando a SWOT cruzada, claro, e, dessa forma, você poderá entender:
- Quais forças potencializam as oportunidades
- Quais forças podem minimizar as ameaças
- Que fraquezas atrapalham as oportunidades
- Quais fraquezas podem maximizar as ameaças.
Vou criar uma análise SWOT fictícia para fazermos esse passo de uma forma mais ilustrativa:
- Pontos Fortes: variedade de produtos, marca solidificada
- Pontos Fracos: falta de capital, poucos fornecedores
- Ameaças: variação climática, aumento dos preços dos insumos
- Oportunidades: mercado se estendendo para o interior, taxas menores de juros para empresários.
Forças + Oportunidades
Cruzar as forças da sua empresa com as oportunidades externas fará com que você consiga criar estratégias que maximizem as oportunidades.
No exemplo acima, a oportunidade é a procura pela marca em cidades do interior.
Se a empresa cruzar esta informação com o fato de ser uma marca solidificada, ela pode maximizar a questão e pensar em abrir novos pontos em cidades fora da capital.
Alavancando, significativamente, seus resultados.
Montar uma estratégia ofensiva, neste caso, pode cooperar para o crescimento da sua empresa.
Normalmente, entrelaçar estes dois elementos coopera para o desenvolvimento da sua marca.
Forças + Ameaças
Neste item, você precisa avaliar quais pontos fortes da sua empresa são capazes de minimizar as ameaças.
No caso citado, a variedade de produtos pode minimizar os efeitos das variações climáticas.
Vamos supor que você tenha uma sorveteria.
Naturalmente, no inverno haveria uma queda considerável nas vendas, mas se você tiver produtos como fondue, muffins e bolos, as chances de manter – ou aumentar – as vendas são maiores.
A estratégia, então, é focar nestes produtos variados em épocas do ano que não favoreçam o consumo de sorvete.
Fraquezas + Oportunidades
Neste item, você deve analisar a possibilidade de usar as oportunidades para sanar seus pontos fracos.
Ter um capital baixo e ter que continuar investindo na empresa é um ponto muito complexo para as empresas. Muitas fecham ou deixam de investir.
Mas, se o governo diminuir as taxas de juros para empresários locais isso pode lhe ajudar.
Você poderia pensar em um empréstimo para investir adequadamente na sua empresa.
Fraquezas + Ameaças
Bom, este é um tópico assustador para todo empreendedor. Cruzar os dois pontos de risco para a empresa pode gerar resultados muito preocupantes.
No exemplo, uma fraqueza da empresa é depender de apenas um fornecedor, e uma ameaça é o aumento do preço do insumo.
Neste caso, ele vai ter que gastar mais e não tem uma margem grande de negociação.
A melhor forma de diminuir esse problema é focar na busca por novos fornecedores.
Depois de elencar todos os fatores da matriz e cruzar todas as informações, chegou a etapa de realmente analisar os resultados e montar estratégias.
Eu sempre digo que a Matriz SWOT sem análise é apenas uma listagem que não gera resultado algum para a empresa!
Estudar e conhecer as fraquezas, forças, ameaças e oportunidades é muito importante, mas se você não fizer uma análise profunda desses itens, em nada vai cooperar para estratégias mais eficientes.
Então, vamos ao próximo passo.
3. Analisando o Resultado e Traçando Planos de Ação
Bom, o ápice da tomada de decisões é analisar os resultados para construir um plano de ação solidificado.
Ainda no exemplo anterior, temos a procura pelo produto em cidades do interior, mas você tem um capital baixo.
Visivelmente, traçar um plano de expansão nas circunstâncias em que a empresa está não é muito inteligente.
Então, a oportunidade de expandir deve ter um peso menor para a tomada de decisões atuais, e ser considerada após o empréstimo.
A minha dica é: dê pesos diferentes aos itens da sua matriz SWOT.
Ter uma visão a curto e longo prazo pode cooperar para traçar os planos de ação mais apropriados.
TOWS – Desenvolvendo Estratégias a Partir da sua Análise SWOT
Alguns profissionais chamam essa estratégia de cruzar as informações e usá-las para traçar estratégias de análise TOWS, como mencionei acima.
Para que essa ferramenta seja eficiente é preciso delimitar todos os pontos citados anteriormente da forma mais racional possível.
É a partir dela que o gestor pode traçar objetivos e criar estratégias que visem maximizar os pontos positivos e as oportunidades, e minimizar os pontos negativos e as ameaças.
Costumo dividir as possíveis estratégias em 4 categorias básicas:
- Estratégia Ofensiva: esse tipo de estratégia advém ao cruzarmos as oportunidades com as forças da empresa. Essas estratégias corroboram para que as forças aumentem e sejam aperfeiçoadas e que as oportunidades sejam devidamente aproveitadas.
- Estratégia de Defesa: é resultado da intersecção das fraquezas com as ameaças. E, como o próprio nome diz, são desenvolvidas para proteger a empresa, diminuindo o impacto das suas fraquezas na solidificação das ameaças.
- Estratégia de Confronto: as forças e ameaças cruzadas possibilitam que a empresa desenvolva estratégias de confronto. Nelas, o objetivo principal é usar os pontos fortes para reduzir o impacto das ameaças.
- Estratégia de Reforço: por último, são as estratégias formadas ao cruzarmos as oportunidades com as fraquezas. E o objetivo destas é analisar o baixo aproveitamento das oportunidades por razão das fraquezas e, desta forma, poder corrigir os pontos negativos.
Passos Para Implementação da Estratégia
Bom, a essa altura você já conheceu tudo o que rodeia e envolve a análise SWOT. Agora você já está pronto para montar a sua própria análise.
Para facilitar, montei um passo-a-passo para que você possa aplicar essa técnica na sua empresa ainda hoje.
Monte uma tabela e a divida em quatro quadrantes:
Preencha os quadrantes, conforme a figura:
- No quadrante de número 1, elenque as Forças – pontos fortes internos da sua empresa
- No quadrante 2, coloque as Fraquezas – pontos falhos da sua empresa
- No terceiro, liste as Oportunidades – variações externas que podem lhe favorecer
- No quarto quadrante, coloque as Ameaças – elementos externos que podem lhe atrapalhar
- Faça a análise cruzada
- Analise as informações
- Trace as estratégias conforme os resultados.
Esta estratégia é muito simples. Para implementá-la na sua empresa, basta fazer o levantamento e utilizar uma ferramenta do Office para organizar as ideias.
Eu costumo sugerir o Excel, Word ou o Power Point.
Quando Utilizar a Análise SWOT
Venho falando de fatores internos e externos para a sua empresa, mas é importante lembrar que a análise SWOT é útil para quaisquer tomadas de decisões, inclusive para as pessoais.
Eu recomendo que você use a ferramenta sempre que for traçar objetivos e criar estratégias.
Vou exemplificar situações para as quais espero, definitivamente, que você utilize a análise SWOT.
Para empresas:
- Antes de formular um novo produto
- No início de cada ano, ou no final – depende de quando você se reúne com a sua equipe para planejar o período seguinte
- Antes de começar uma nova empresa
- Antes de tentar expandir seu empreendimento.
Em resumo, construa a análise SWOT antes de tomar decisões importantes para a sua vida ou para sua empresa.
Vantagens e Benefícios da Estratégia
Bom, acredito que a essa altura você já está convencido do quão importante é usar a análise SWOT, então, vamos às vantagens e benefícios para a sua empresa:
- Conhecer melhor a sua equipe
- Conhecer melhor sua empresa – pontos fortes e falhos
- Entender o mercado no qual ela está inserida
- Avaliar os seus concorrentes
- Interação entre a equipe
- Tomada de decisões mais assertivas
- E muitas outras.
Limitações da Estratégia
Como toda estratégia, a análise SWOT tem suas limitações.
Como a listagem de cada fator é feita por uma pessoa, existe a possibilidade do gestor avaliar incorretamente quais itens são realmente relevantes.
E, para muitas empresas que estão abrindo, essa ferramenta pode ser desestimulante, principalmente se forem empresas inovadoras, com algo novo no mercado.
Ao fazer a análise SWOT, muito provavelmente, essa empresa terá poucos comparativos.
O Walt Disney é um exemplo claro disso.
Se ele tivesse feito a análise SWOT, não teria criado a Disney, afinal os pontos fortes eram poucos – não sabia nem ao menos desenhar – e os fracos eram muitos – inclusive baixo capital.
Mas, não tome isso como regra! Quanto mais a sua empresa tiver chances de crescer, mais fundamental é utilizar a análise SWOT.
Lembre-se dos benefícios citados acima.
Quem Deve Fazer a Análise SWOT?
Falei em chefe de equipe anteriormente e você deve estar se perguntando a cargo de quem fica a responsabilidade de pesquisar os fatores e formular a análise SWOT?
Bom, para mim, uma análise SWOT feita por uma única pessoa, com certeza, será enviesada.
Falo com conhecimento de causa que, para a análise SWOT ser completamente eficiente, é primordial que toda a equipe participe ativamente da elaboração.
É natural que um profissional do marketing ou até mesmo o administrador ou gestor da empresa tome frente dessa etapa.
Mas estamos falando de eficiência e, apesar do gestor conhecer a empresa como um todo, os chefes de departamento vivenciam cada área diariamente, o que lhes proporciona uma visão mais específica do assunto.
E isso corrobora para que a análise seja setorizada – e não global.
Fatores Internos
Agora você que já sabe o significado, conceito e os responsáveis pela formulação, vamos começar a entender os fatores que fazem dessa análise tão recomendável por todos os especialistas de gestão empresarial.
O ambiente interno, como o próprio nome diz, são itens que fazem parte da sua empresa, como setores, características e posicionamentos internos. Tudo o que você, como gestor, pode controlar ou influenciar diretamente.
Por exemplo: tecnologias desenvolvidas, setor de RH, política de vendas, investimentos, materiais, produtos, equipe, estrutura de entregas e atendimento, valores, metas e etc.
As suas forças e fraquezas estarão neste nicho interno de itens. Não só os que citei acima, mas todos aqueles que você tem controle sobre.
Vamos por partes:
- Fraquezas (Weaknesses): o que sua empresa tem ou faz que está em desvantagem perante os concorrentes. Fraquezas são itens e características que fazem com que sua empresa fique atrás na corrida com a concorrência.
Por exemplo: imagine uma empresa produz sorvetes em um sítio fora da cidade. O custo com transporte, provavelmente, irá encarecer o produto. Além disso, o gestor, com pressa, pode ter escalado uma equipe que não consegue atender adequadamente seus clientes.
Todos essas variáveis acima citadas, ele pode, de alguma maneira, modificar – mesmo que financeiramente seja oneroso.
- Forças (Strengths): seguindo o mesmo pensamento das fraquezas, as forças são elementos do seu ambiente interno que afetam diretamente a concorrência e que você pode alterar. Mas, diferente do primeiro, esse contém fatores que destacam sua empresa em relação aos concorrentes, ou seja, são pontos fortes.
Por exemplo: um elemento de vantagem para uma empresa que exporta grãos é estar localizada perto do porto. Uma força para uma empresa de celulares é conquistar, rapidamente, influenciadores.
Você percebe que colocar a localização como prioridade e investir em modelos modernos foram escolhas feitas pela empresa? Por isso, são compactados em elementos internos.
Como Analisar os Fatores Internos
Tudo bem, mas como eu avalio cada item para inserir na minha matriz SWOT?
A análise desses itens deve ser realizada pelos chefes de cada departamento, através de pesquisas e estudos de resultados positivos e negativos.
Este levantamento deve ser feito olhando, também, para o ambiente externo. Afinal, você só poderá elencar fatores fortes e fracos se fizer um comparativo com outras empresas do mercado.
Fatores Externos
Agora, vamos pensar nos fatores que mais preocupam os gestores: os fatores externos.
São elementos que não podem ser controlados como, por exemplo, fatores climáticos (chuvas, terremotos, etc.), acordos políticos e econômicos entre países (taxas de importação menores, câmbio, etc.), alterações de preferências e costumes do público.
Podemos separar os fatores externos em dois grandes nichos: o macro e o microambiente.
O micro é o nicho no qual a sua empresa está inserida (setor). Já o macro é referente ao mercado, além do setor da sua empresa.
- Ameaças: elementos externos que podem, de alguma forma, desestabilizar a sua empresa.
Vamos voltar ao exemplo anterior. Para uma exportadora de grãos, geadas e pragas são ameaças muito comuns que podem prejudicar – e muito – a vida da empresa.
Outra ameaça seria um desentendimento político entre o seu país e o maior país importador de grãos.
Percebe que são itens que nenhum profissional, por mais qualificado que seja, consegue evitar?
- Oportunidades: São variações no cenário que, se bem aproveitadas, podem trazer benefícios para a sua empresa, ou seja, uma mudança no cenário que pode fazer com que você se destaque e tome a frente na corrida contra a concorrência.
Por exemplo: você utiliza ferro como matéria-prima para sua produção e um excesso de oferta derrubou o preço do produto. Outro exemplo é uma variação no câmbio que tem como resultado a alta do dólar. Isso seria uma ótima oportunidade para empresas nacionais.
Então, podemos dizer que elementos internos são passíveis de controle e os externos fogem do alcance do gestor, certo?
Como Analisar os Fatores Externos
A análise de fatores externos é um pouco mais complexa, afinal, muitos dos itens relevantes são previsões.
O gestor deve estar de olho ao que acontece no mundo para conseguir prever variações o mais assertivamente possível.
Alguns itens são mais fáceis de analisar. Uma nova legislação, por exemplo, é amplamente divulgada e demora um certo tempo para entrar em vigor. O gestor pode se preparar para aquilo.
Mas, mudanças no comportamento do público-alvo, por exemplo, apenas um gestor atento vai conseguir incluir isso na tomada de decisões antes dos resultados reais dessa alteração.
6 Exemplos Práticos da Análise SWOT
Ao longo deste artigo, procurei mencionar exemplos para facilitar a sua compreensão do assunto. Neste tópico, quero montar com você uma análise SWOT de duas empresas fictícias e mostrar um exemplo prático.
Quero provar que também é possível montar uma matriz SWOT para questões pessoais. Vamos lá?
Análise SWOT de Uma Empresa
Empresa: Concessionária Fictícia de Seminovos – Multicar
- Força: variedade de marcas, variedade de financiadoras
- Fraquezas: limitação de espaço físico, baixo estoque
- Oportunidades: aumento do valor de veículos novos, novas linhas de crédito para expansão de pequenas empresas.
- Ameaças: novo concorrente no mercado, aumento de taxa de juros.
Uma estratégia interessante para a empresa seria aproveitar as linhas de crédito e comprar um novo imóvel para aumentar o espaço físico e o estoque.
E, para minimizar as altas de juros, a empresa poderia se aproveitar do contato com as financiadoras para propor parcerias que fornecessem condições mais vantajosas aos clientes.
Análise SWOT Coca-Cola
Empresa: Coca-Cola
- Força: marketing e publicidade fortes, poder de barganha sobre os fornecedores, clientes fiéis.
- Fraquezas: foco em bebidas carbonatada, muitas submarcas com baixa receita
- Oportunidades: crescente consumo de bebidas nos mercados emergentes,aumento do consumo de águas em garrafa
- Ameaças: escassez de água, mudanças nas preferências dos consumidores leis que estipulam informativos de substâncias negativas no rótulo.
Bom, sabemos que a Coca-Cola é um nome muito forte no mercado de bebidas, mas ela também tem suas fraquezas e ameaças.
Uma boa estratégia para aproveitar uma oportunidade, minimizando uma fraqueza, é aumentar a gama de produtos com itens mais saudáveis, águas saborizadas, etc.
Já, para amenizar o efeito das informações nos rótulos, a empresa pode criar campanhas publicitárias que estimulem a prática de exercícios, por exemplo.
Análise SWOT de um Restaurante
Empresa: Restaurante Fictício Mamma Mia de comidas italianas.
- Forças: pessoal qualificado, alto capital para investimento
- Fraquezas: insumos altamente perecíveis, falta de variedade no cardápio
- Oportunidades: mercado de vinhos aquecido, dólar baixo
- Ameaças: aumento do número de restaurantes nas proximidades, fornecedor de massa pronta faliu
Bom, uma estratégia emergencial seria aproveitar o pessoal qualificado e produzir a massa de forma artesanal para descartar o efeito negativo da falência do fornecedor.
Outra estratégia muito inteligente seria aproveitar o dólar baixo e o mercado de vinhos aquecido e aumentar a gama de bebidas do cardápio.
O alto capital para investimentos pode garantir um armazenamento adequado dos produtos, e uma análise de mercado consistente pode evitar o desperdício.
Análise SWOT Pessoal
Falei anteriormente sobre a análise SWOT ser uma ferramenta extremamente útil para todas as tomadas de decisões. Isso inclui decisões pessoais.
Imaginemos que a Laura (personagem fictícia) esteja cogitando largar o emprego e fazer um curso de fotografia no exterior.
Vamos fazer uma análise SWOT para a Laura saber qual estratégia utilizar, e fazer isso da forma mais assertiva possível.
- Forças: Laura fala inglês fluentemente, ela tem dupla cidadania (brasileira e inglesa)
- Fraquezas: pouco capital, não tem nenhum trabalho em vista no exterior
- Oportunidades: euro em baixa, mercado de hostels aquecido
- Ameaças: empresas brasileiras não estão contratando, ambiente europeu não é muito amistoso com imigrantes.
Laura pode aproveitar que o mercado de hostels está aquecido, e que fala duas línguas fluentemente (inglês e português), para se candidatar como recepcionista.
Ela minimiza a questão de ficar desempregada e do baixo capital.
Por possuir dupla cidadania, Laura pode pensar em morar definitivamente no exterior e minimizar o efeito da crise nas empresas brasileiras.
Análise SWOT Banco
Neste exemplo, vamos ver como funciona a análise SWOT aplicada à realidade de uma instituição bancária.
- Forças: alta capacidade de expansão, atendimento digitalizado e grande volume de capital próprio
- Fraquezas: presença física insuficiente e poucas variedade de produtos
- Oportunidades: mais pessoas utilizando serviços bancários digitalizados e queda da taxa de juros
- Ameaças: flexibilização de regras para novos bancos e rigidez de leis do Código do Consumidor.
O banco pode aumentar suas chances de sucesso ao expandir sua presença digital já desenvolvida.
Assim, ele vai atender à oportunidade de demanda crescente pelos serviços bancários virtuais, utilizando uma de suas forças.
Análise SWOT Empresa de software SaaS
Agora, o exemplo considera a aplicação da SWOT em uma empresa do setor de SaaS – software como serviço.
- Forças: estrutura técnica altamente desenvolvida e empresa vanguardista em tecnologia avançada
- Fraquezas: marca ainda pouco reconhecida e com déficit de profissionais experientes em áreas específicas
- Oportunidades: crescimento do mercado tecnológico e crédito facilitado para empresas do segmento
- Ameaças: abertura do mercado interno para concorrentes internacionais e falta de mão de obra qualificada no país.
Esta empresa pode fazer uma ação que vai minimizar as fraquezas e, ao mesmo tempo, combater a ameaça.
Ao contratar profissionais estrangeiros, a SaaS consegue qualificar sua equipe de trabalho e, de uma só vez, diminui o impacto da mão de obra nacional insuficiente.
De bônus, a empresa ainda fica mais capacitada para enfrentar o ingresso de possíveis novos players na nova concorrência.
Modelo de Análise SWOT Pronta
Acredito que você tenha conseguido absorver essas dicas e exemplos incríveis! Mas, se ainda está inseguro para montar a sua própria análise e matriz SWOT, quero lhe ajudar.
Existem algumas planilhas na internet (pagas ou gratuitas) que lhe fornecem gráficos e uma estrutura mais complexa. Vale pesquisar sobre!
Aqui, pretendo montar um modelinho básico no Excel para que você consiga copiá-lo e utilizá-lo imediatamente!
Matriz SWOT Excel
Matriz SWOT Online
Existem diferentes sites que oferecem modelos de Análise SWOT online.
Vou recomendar a você o modelo disponibilizado pela Endeavor, organização tradicional e reconhecida por sua contribuição ao empreendedorismo.
Clique aqui e acesse a ferramenta.
Dicas Extras Para a Sua Análise Ser Efetiva
- Seja racional: não deixe o seu envolvimento influenciar no levantamento dos dados
- Seja realista: minimizar os itens falhos e as ameaças é uma escolha desastrosa
- Seja Objetivo: use os elementos mais relevantes
- Evite longas listas. Isso pode desviar o seu foco em relação aos itens fundamentais
- Utilize outras ferramentas de análise conjuntamente com a análise SWOT.
Utilizando o Word Para Criar Sua Análise SWOT
O Word é uma das ferramentas de edição de texto mais usadas. O que você pode não saber é que é possível criar a análise SWOT direto nele. E, pode acreditar em mim: é extremamente simples!
Depois de elencar os elementos, já explicados anteriormente, você pode utilizar a ferramenta AutoFormas para montar sua matriz.
Crie 4 quadrantes iguais, insira as caixas de texto, e customize-os com as cores que preferir. Quanto mais didático e ilustrativo for, melhor será para a sua equipe filtrar o conteúdo.
Eu costumo usar cores frias (azul e verde) para os elementos positivos e cores mais quentes (rosa, vermelho e lilás) para os negativos.
Fazer ganchos na mente de quem está lendo a informação é extremamente útil para o expectador armazenar a informação.
Cruze as informações, como explicado anteriormente, e faça a sua análise em uma caixa de texto, abaixo da matriz cruzada.
O Word é a ferramenta mais fácil, mas também é o menos atrativa visualmente.
Expor uma análise SWOT para os seus clientes, companheiros de trabalho ou chefes em Word, pode parecer algo um pouco amador.
Utilizando o Excel Para Criar Sua Análise SWOT
Como mencionei anteriormente, existem modelos de planilhas de Excel gratuitos e pagos na internet.
Você pode escolher o modelo que se adéqua melhor ao seu orçamento, ou construir o seu manualmente.
Você pode elencar os itens conforme a relevância e dar pesos diferentes para cada item.
Isso possibilita que você construa gráficos de acordo com essas informações – o que pode deixar a sua análise ainda mais aprofundada.
Muitos gestores consideram o Excel uma ferramenta mais complexa para criar a análise SWOT, mas pode ser uma questão de costume.
Veja o vídeo abaixo para aprender o passo a passo:
Utilizando o Power Point Para Criar Sua Análise SWOT
Procure separar em slides cada informação. Diferentemente do Excel, essa é uma ferramenta mais leve.
E, aprendi com o tempo, que se o conteúdo lhe parecer complexo, a probabilidade do seu cérebro entender como algo difícil é muito grande.
Entenda que as partes mais trabalhosas devem ser o levantamento dos dados e a análise – a formulação da matriz pode ser algo mais simples.
Conclusão
A análise SWOT é um mecanismo extremamente fácil e útil para gestão empresarial.
Na verdade, a ideia é simples, mas o desenvolvimento em si demanda bastante atenção por parte dos gestores.
Elencar as fraquezas pode ser uma armadilha enorme caso você tente minimizar os pontos fracos da sua empresa.
Camuflar possíveis ameaças também é uma atitude muito comum aos empreendedores.
Acreditar que nada pode abalar sua marca é um pensamento muito perigoso!
Por isso tal é a importância de incluir toda a sua equipe nesta etapa de levantamento. Mais opiniões e visões diferentes podem garantir a imparcialidade de sua análise.
Não existe pesquisa de mercado, levantamento de dados e informações que sejam eficientes com resquícios de parcialidade.
Entenda que a matriz SWOT sem a devida análise não vai lhe ajudar a criar planos de ação eficientes. Por isso, chamamos a ferramenta de análise SWOT, e não apenas SWOT.
Você pode imaginar que se trata apenas de elencar elementos positivos e negativos, mas não se engane! A essência está em analisar adequadamente as informações colhidas.
Por isso, faça sempre a matriz cruzada, linke todos os seus elementos para verificar quais itens em conjunto maximizam suas forças (oportunidades e forças), e quais itens podem ser desastrosos para sua empresa (falhas e ameaças).
É importante entender que na vida real os itens sofrem influência uns dos outros. Por isso, é tão importante traçar estratégias de olho na matriz cruzada.
Basear o futuro da sua empresa em achismos, definitivamente, não é algo que eu recomendo.
Por mais assustador que alguns dados sejam, é melhor você encará-los e tornar a sua empresa preparada para eles, do que simplesmente camuflá-los.
No final deste percurso, a sua equipe estará mais integrada e você e, com certeza, conhecerá melhor a sua empresa.
Como gestor, muitas vezes nos atentamos apenas para o conglomerado da empresa, e essa ferramenta possibilita que você mergulhe em cada setor.
A análise SWOT também é um estudo sobre o comportamento dos seus concorrentes e do mercado, em geral.
Garanto que a formulação da matriz SWOT fará com que você aprenda muito mais do que muitas teorias. Afinal, ver onde o outro está errando evita que você passe pelo mesmo caminho – e isso também vale para os acertos.
Acredito que o maior benefício da análise SWOT seja o aprendizado, mais até do que uma ferramenta de gestão extremamente eficiente.
Para isso, convide o seu time para aprender junto com você, e tenho certeza que você vai aprender muitos com eles.
Relacionem juntos os dados e montem a matriz sempre que precisarem formular uma estratégia.
Use este artigo como um guia para desenvolver a sua empresa por meio de decisões pautadas no estudo e senso crítico seu e de toda a sua equipe.
Escolha a ferramenta que melhor lhe convier para montar a análise SWOT, mas faça isso o quanto antes!
Não descuide desse aprendizado, afinal, quanto mais você crescer, mais complexa ficarão as tomadas de decisões.
E então, pronto para alavancar os seus resultados?
Caso tenha alguma dúvida, ou queira me contar sua experiência com a análise SWOT, deixe nos comentários, certo?
Obrigado por ler até aqui!
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